Офис-менеджер — это сотрудник, который отвечает за то, чтобы офис работал без сбоев: встречает гостей и курьеров, следит, чтобы хватало бумаги, воды и исправной техники, принимает и отправляет документы и выполняет поручения руководителя. Кто такой офис-менеджер в конкретной компании, во многом зависит от её размера: в небольшой фирме это один человек «на всё», в крупной — специалист со своей частью работы. Поэтому в Казахстане под одним названием ищут и сотрудника ресепшена, и хозяйственника, и помощника директора, и даже помощника бухгалтера.
Сначала разберём, из каких задач складывается эта работа, затем — какие роли скрываются за одним названием и чем офис-менеджер отличается от секретаря и администратора. После этого станет понятно, где и в каких условиях он работает, что от него требуют и чем профессия хороша и трудна.
Из чего складывается работа офис-менеджера
Обязанности офис-менеджера почти всегда попадают в одну из четырёх зон: люди, вещи, бумаги и поручения руководителя. В одних компаниях офис-менеджер отвечает за все четыре, в других — за одну-две, но именно эти зоны объясняют, за что ему платят.
Люди: гости, звонки и почта
Первая зона — всё, что связано с людьми, которые приходят в офис или связываются с ним. Офис-менеджер встречает посетителей и поставщиков, предлагает чай или кофе, готовит переговорную, принимает звонки и переводит их на нужных сотрудников, отправляет и получает почту через курьерские службы. Часто он же рассылает внутренние объявления и следит за корпоративными чатами. Гость судит о компании уже по тому, как его встретили у входа, поэтому в таких вакансиях отдельно пишут про вежливость, грамотную речь и деловой стиль одежды.
Вещи: снабжение, техника и порядок
Вторая зона — хозяйство офиса. Офис-менеджер собирает заявки отделов и закупает канцелярию, воду, кофе, моющие средства и расходные материалы, следит за остатками, ищет поставщиков и заключает с ними договоры. Он же замечает, что сломался принтер, перегорела лампа или течёт кран, вызывает мастера или клининговую службу и проверяет результат. В части компаний офис-менеджер ведёт учёт офисных расходов и составляет месячные и квартальные заявки на закупки, а в IT-компаниях выдаёт сотрудникам ноутбуки и принимает их обратно. Весь этот блок называют административно-хозяйственным обеспечением, или АХО.
Бумаги: документы, договоры и счета
Третья зона — документы. Офис-менеджер регистрирует входящие и исходящие письма, готовит приказы, служебные записки и доверенности, ведёт реестры договоров и счетов, следит за сроками ответов. В крупных и государственных компаниях всё это идёт через систему электронного документооборота (СЭД): офис-менеджер ставит задачи по резолюциям директора и проверяет, кто и когда ответил. В небольших фирмах к документам добавляются счета на оплату, акты выполненных работ, электронные счета-фактуры (ЭСФ) и подписание документов электронной цифровой подписью (ЭЦП) в пределах выданных полномочий.
Поручения руководителя и мероприятия
Наконец, четвёртая зона — помощь руководителю и коллективу. Офис-менеджер планирует встречи, ведёт протоколы совещаний, бронирует билеты и гостиницы для командировок, выполняет разовые и личные поручения директора. Ему же часто достаются корпоративы, дни рождения коллег и тимбилдинги. Здесь от него ждут не только исполнительности, но и умения держать в голове много мелких сроков и вовремя напоминать о них другим.
Одно название — разные роли
В разных компаниях четыре зоны работы складываются по-разному, и от этого зависит, кем на деле окажется офис-менеджер. Чтобы не ошибиться с вакансией, полезно знать основные варианты, а заодно — соседние профессии, с которыми эту работу путают.
Основные варианты
В таблице — роли, которые чаще всего встречаются в объявлениях под названием «офис-менеджер».
| Роль | Чем в основном занят | Что обычно требуют |
|---|---|---|
| Офис-менеджер на ресепшене | Встречает гостей, отвечает на звонки, передаёт письма и документы — например, на стойке бизнес-центра | Вежливость, деловой внешний вид, иногда базовый английский |
| Хозяйственный офис-менеджер | Закупки, поставщики, ремонт, уборка, учёт расходов на офис | Умение работать с договорами и заявками, Excel |
| Офис-менеджер по документам | Регистрация писем, приказы, протоколы, контроль сроков в СЭД | Грамотность, основы делопроизводства, в госкомпаниях — государственный язык |
| Офис-менеджер и помощник руководителя | График директора, встречи и переговоры, поручения | Организованность, иногда английский для переговоров |
| Офис-менеджер с функциями кадровика или помощника бухгалтера | Трудовые договоры, приказы о приёме и отпусках, табель — или счета, акты и ЭСФ в 1С | Основы кадрового учёта или первичных документов, 1С |
Совмещение встречается часто: в объявлениях пишут «офис-менеджер / HR-администратор», «офис-менеджер / помощник бухгалтера», «офис-менеджер с функциями менеджера по персоналу». Иногда под этим названием скрывается совсем другая работа: «оператор 1С — офис-менеджер» в Алматы ведёт арендаторов мини-бизнес-центра, выставляет им счета и следит за долгами. Поэтому смотреть нужно не на заголовок вакансии, а на список обязанностей.
Чем офис-менеджер отличается от секретаря и администратора
Соседние профессии различаются тем, на кого работает человек. Секретарь работает прежде всего на руководителя: приёмная, звонки, документы и график директора. Офис-менеджер отвечает за весь офис и всех, кто в нём работает, хотя секретарские задачи часто входят и в его обязанности. Администратор обычно работает там, куда приходят клиенты, — в салоне, клинике, ресторане — и ведёт смену с кассой и записью; офис-менеджер работает там, где главное — сотрудники, а клиенты бывают в гостях. Наконец, менеджер АХО занимается только хозяйством, и это одна из следующих ступеней после офис-менеджера. Само слово «менеджер» здесь не означает продаж: так в Казахстане называют очень разные должности, о чём подробнее рассказано в статье кто такой менеджер.
Где работает офис-менеджер и в каких условиях
Когда понятно, из чего состоит работа, легко увидеть, почему офис-менеджер нужен почти везде: офис есть у любой компании. Его ищут бизнес-центры, клиники, образовательные центры, IT-компании, дистрибьюторы, фармацевтические, производственные и строительные фирмы, агентства недвижимости, банки и коммунальные предприятия. Офис производственной компании может находиться прямо на территории завода за городом.
Условия у большинства похожи: пятидневка 5/2, рабочий день 8–9 часов, чаще всего с 9:00 до 18:00, работа в офисе и оформление по трудовому договору. Удалённая работа встречается редко, и это логично: кто-то должен открыть дверь курьеру и проверить, привезли ли воду. Иногда к этому добавляются командировки или встреча командированных коллег.
Зато заметно различается среда. В государственных и квазигосударственных организациях больше формальностей: документы идут через СЭД, обращения граждан — через систему «Е-Өтініш», а знание государственного языка обычно прямо указано в требованиях; теплоснабжающая компания Усть-Каменогорска даже просит офис-менеджера при необходимости заменять переводчика. В международных компаниях на первый план выходит английский: дистрибьютор в Алматы ищет офис-менеджера с английским уровня C1–C2, чтобы тот переводил на переговорах.
Что нужно уметь и что требуют
Из условий работы вытекают и требования. Их удобно разделить на три уровня: что обязательно, что просят почти все работодатели и что даёт преимущество.
Обязательного почти ничего
Обязательных допусков и профильного диплома для этой работы нет, а опыт нужен не везде: примерно каждая восьмая вакансия с указанной зарплатой открыта для кандидатов без опыта. Высшее образование просят отдельные работодатели: например, фармацевтическая компания, где офис-менеджер ведёт кадровые документы, или теплоснабжающая компания с большим документооборотом. Банк для офис-менеджера филиала указывает высшее или среднее специальное образование. Специальность при этом обычно не уточняют.
Что спрашивают почти везде
Базовый набор навыков повторяется из вакансии в вакансию, потому что без него не получится вести ни одну из четырёх зон работы.
- Компьютер и оргтехника. Уверенный Word и Excel, электронная почта, принтер и сканер; некоторые работодатели отдельно пишут про высокую скорость печати.
- Грамотная речь и деловая переписка. Письма поставщикам, объявления для сотрудников и протоколы офис-менеджер пишет сам.
- Языки. Русский и казахский; в части вакансий казахский нужен на свободном уровне, а в госкомпаниях его знание обычно прямо указано в требованиях.
- Умение вести несколько задач сразу и внимательность к деталям: об этом работодатели пишут очень часто.
Что даёт преимущество
Сверх базы ценятся программы, с которыми работают соседние отделы: 1С (кадры, товарно-материальные ценности, первичные документы), CRM вроде Битрикс24, системы электронного документооборота, ЭСФ и ЭЦП. Английский уровня B1–B2 открывает дорогу в международные компании, а основы кадрового делопроизводства — к совмещённым должностям. Некоторые работодатели прямо пишут, что 1С и CRM научат на месте, так что новичку важнее показать, что он быстро учится. Отдельно упоминают конфиденциальность: через офис-менеджера проходят договоры, приказы и личные данные сотрудников.
Плюсы и трудности профессии
Всё сказанное выше объясняет, чем эта работа привлекает и что в ней даётся тяжело. И то и другое вырастает из одной черты — универсальности.
Главный плюс — доступный вход. В профессию можно прийти без профильного диплома, а за год-два увидеть изнутри, как устроены бухгалтерия, кадры, закупки и работа руководителя. Отсюда открываются несколько дорог: к должности менеджера или руководителя административно-хозяйственного отдела, к роли личного помощника руководителя, в кадровую службу или бухгалтерию. График обычно предсказуемый — пятидневка без ночных смен.
Трудности связаны с той же универсальностью. Офис-менеджера постоянно отвлекают: звонок, курьер, сломанный кондиционер и срочное поручение директора могут прийти за десять минут, и всё нужно успеть. Хорошую работу почти не замечают — заметно только то, что пошло не так. Наконец, обязанности легко расползаются: к офису добавляют кадры, бухгалтерию или склад, а зарплата при этом растёт не всегда. Поэтому до выхода на работу стоит выяснить, что именно в неё входит.
Сколько платят и как прийти в профессию
Остаются два практических вопроса — деньги и вход. Работодатели чаще всего предлагают офис-менеджеру 250–300 тыс. ₸ в месяц на руки; в Алматы суммы выше, чем в Астане и регионах, а верхние предложения нередко связаны с английским, кадровыми документами или помощью руководителю. Подробности — в статье сколько зарабатывает офис-менеджер в Казахстане.
Начать можно сразу с работы без опыта, с колледжа, где есть квалификация «Офис-менеджер», или с коротких курсов. Как выбрать путь, где искать первое место и что проверить у работодателя, рассказываем в материале как стать офис-менеджером в Казахстане. Тем, кого больше тянет к кадровой работе или учёту, пригодятся статьи кто такой HR-менеджер и кто такой бухгалтер.
