Кто такой архивариус и чем он занимается

Когда мы слышим слово «архивариус», в воображении часто возникает образ человека, перебирающего пожелтевшие бумаги в тишине пыльного подвала. Однако эта профессия давно вышла за рамки подобных стереотипов и сегодня включает гораздо больше — работу на стыке бумажного наследия и цифровых потоков данных. Кто-то должен разбираться в старых делах, систематизировать тысячи документов, следить за порядком и обеспечивать доступ к информации. Это уже не просто канцелярская рутина, а серьезная и важная работа на пересечении истории, технологий и прав человека.

Кто такой архивариус

Архивариус — это специалист, который отвечает за хранение, систематизацию и использование документов, имеющих юридическую, историческую, культурную или деловую ценность. Он обеспечивает юридическую защиту информации, помогает восстанавливать события прошлого и выстраивает логистику данных для организаций. Современный архивариус часто работает с цифровыми архивами, электронными базами и специализированными программами.

Чем занимается архивариус

Обязанности архивариуса зависят от места работы, но в целом его задачи включают:

Прием и учет документов. Получение дел от структурных подразделений, проверка правильности оформления, регистрация документов в архивной системе.
Систематизация и описание. Классификация по темам, срокам хранения, присвоение индексов и кодов, создание описей и справочников.
Хранение и обеспечение сохранности. Контроль температурно-влажностного режима, организация стеллажного хранения, переплет, упаковка, мониторинг состояния бумажных и цифровых носителей.
Выдача документов и справочная работа. Подготовка копий и справок по запросу, контроль доступа к конфиденциальной информации, составление актов на уничтожение.
Оцифровка и работа с ИТ-системами. Сканирование архивных документов, работа с системами электронного документооборота (СЭД, ECM), ведение электронных архивов и баз данных.

Во многих организациях уже не хранят горы бумаг, а работают с электронным архивом. Архивариус отвечает за его структуру, полноту, безопасность и юридическую значимость.

Где работает архивариус

Сфера деятельности архивариусов в Казахстане гораздо шире, чем может показаться на первый взгляд. Самое очевидное направление — государственные архивы: Центральный государственный архив, региональные и ведомственные учреждения, архивы министерств, судов и прокуратуры. Здесь архивариусы занимаются долгосрочным хранением важных документов, обеспечивают граждан справками и работают с историческими фондами.

Не менее важную роль специалисты играют в медицинских учреждениях — больницах, поликлиниках, диагностических центрах. В их задачу входит вести учет медкарт, заключений и историй болезни, строго соблюдая медицинскую тайну и нормы хранения персональных данных.

В университетах, колледжах, школах и библиотеках архивариусы отвечают за хранение учебных дел, приказов, дипломов и научных публикаций. В небольших учреждениях они часто совмещают свою работу с обязанностями делопроизводителя.

В частном секторе архивариусы нужны в крупных компаниях, банках, юридических фирмах и телеком-компаниях, где аккумулируются огромные массивы финансовых, кадровых и юридических документов. Здесь особенно важны навыки работы с электронными архивами и знание международных стандартов ISO.

Отдельным направлением являются музеи, галереи и культурные центры, где архивариусы работают с рукописями, историческими фотографиями, мультимедиа и документами, связанными с выставочной и научной деятельностью. Это сфера, где знания истории сочетаются с бережным подходом к уникальным артефактам.

Какие навыки и качества нужны архивариусу

Чтобы быть хорошим архивариусом, мало просто любить порядок. Это профессия на стыке внимательности, знания нормативов и владения цифровыми инструментами. Рассмотрим ключевые качества и навыки, которые здесь важны:

Внимательность к деталям. Архивариус имеет дело с датами, подписями, кодами, сроками хранения. Пропустить одну цифру — значит создать ошибку, которая может повлечь юридические последствия.
Усидчивость и терпение. Работа требует сосредоточенности и готовности выполнять монотонные задачи: сортировать, сканировать, подписывать, сверять.
Ответственность. Архив — это не только бумаги. Это память организации, а иногда и целой страны. Утерянный документ может обернуться серьезными проблемами.
Системность мышления. Хороший архивариус мыслит категориями логики и структуры: что, где и почему должно лежать именно здесь.
Конфиденциальность. Документы могут содержать личные данные, финансовую информацию, служебные тайны. Умение хранить чужие секреты — профессиональное обязательство.
Знание ИТ и офисных программ. Современные архивы — это не только папки на полках, но и электронные базы, сканеры, программы для описания и поиска. Важно уметь работать в Excel, Word, а также с архивными СЭД (системами электронного документооборота).
Понимание архивных стандартов и законодательства. Архивариус должен знать, какие документы хранятся 1 год, какие — 75 лет, а какие можно уничтожить. Также важны знания нормативных актов, в том числе по защите персональных данных.
Навыки описания и систематизации информации. Каждому документу нужно присвоить номер, индекс, включить его в опись, чтобы потом легко найти. Это требует не только знания инструкций, но и четкого логического подхода.
Работа с бумажными и цифровыми носителями. От архивариуса зависит физическая сохранность файлов и корректный перенос информации с бумаги в цифровой формат.

Плюсы и минусы профессии архивариуса

Чтобы понять, подойдет ли вам эта профессия, важно взглянуть на нее с разных сторон. Рассмотрим основные плюсы и минусы специальности.

Что может понравиться в работе архивариуса

На первый взгляд кажется, что архивариус просто работает с бумагами. Но за этой рутиной скрываются серьезные плюсы:

Стабильность. Работа есть всегда, особенно в государственных учреждениях. Документы никуда не исчезнут, и кто-то должен с ними работать.
Спокойная атмосфера. Без суеты, дедлайнов и постоянных звонков. Отлично подходит для тех, кто ценит тишину и порядок.
Польза обществу. Вы сохраняете важную информацию, будь то медицинские карты или исторические документы. Это социально значимая работа.
Подходит интровертам. Если не любите шумные офисы и бесконечные совещания — это может быть ваше.
Возможности карьерного роста. Придя в организацию на должность рядового архивариуса, со временем можно стать заведующим архивом или уйти в сферу документооборота, управления информацией, оцифровки.

Что может не подойти

У каждой профессии есть свои минусы. Работа архивариуса не исключение. Разберемся, с какими сложностями чаще всего сталкиваются специалисты:

Невысокая зарплата на старте. Особенно в бюджетной сфере. Придется начать с малого.
Много рутины. Одинаковые документы, аккуратные подписи, много повторяющихся действий. Кому-то такая работа может показаться скучной.
Ответственность. Ошибся в сроке хранения или потерял папку — последствия могут быть серьезными.
Малоизвестность профессии. Нередко окружающие не понимают, кто такой архивариус и чем он занимается. Но это уже их проблема.

Как стать архивариусом в Казахстане

Вам нужна профессия, связанная с сохранением истории, систематизацией документов и цифровых данных? Архивариус — отличный выбор. Разберемся, как им стать.

Получите необходимое образование

Подойдет специальность «Архивоведение, документоведение и документационное обеспечение», а также родственные направления — история, библиотековедение. Обучение по этим программам предлагают следующие вузы:

Казахский национальный университет им. аль-Фараби (КазНУ);
Карагандинский университет им. Е.А. Букетова;
Казахстанско-Американский свободный университет;
Костанайский региональный университет им. Байтурсынова.

Также существуют колледжи с программами подготовки архивистов. После окончания колледжа вы можете продолжить обучение в университете по сокращенной программе (поступить сразу на 2–3 курс).

Наберите практический опыт

Многие работодатели требуют не менее 1–2 лет стажа. Во время учебы рекомендуем проходить практику в университетских или областных архивах, а также на предприятиях.

Овладейте ключевыми навыками

Освойте прием, описание и хранение документов, включая электронные форматы. Научитесь работать с архивными СЭД, Excel, сканерами — это ежедневный инструмент архивариуса.

Изучите нормативно-правовую базу

Ознакомьтесь с государственными классификаторами, ISO‑стандартами, а также с требованиями по защите персональных данных и пожарной безопасности. Изучите Типовые квалификационные характеристики архивариуса, которые определяют требования к профессии.

Пройдите профессиональную переподготовку

Если у вас уже есть высшее образование, вы можете пройти курсы переподготовки по архивоведению и документообороту. Такие программы, рассчитанные на 3–4 месяца, предлагают онлайн-платформы и специализированные учебные центры.

Найдите работу и начните рост

Изучите вакансии. Стартовая зарплата обычно начинается с 250 000 тенге. Начать можно с позиции «Помощник архивариуса», затем продвигаться вперед: от архивариуса к старшему архивариусу, затем — к заведующему архивом или специалисту по электронным архивам.

Архивариус — это специалист, который хранит важные знания, помогает восстанавливать события, обеспечивает порядок в документах и защищает данные. Работа не шумная и без блеска, мы ее даже включали в перечень легких профессий. Но при этом она очень нужная, особенно в мире, где информации все больше, а времени на поиск все меньше.

Если вам по душе спокойная системная работа, вы цените аккуратность, умеете доводить дела до конца и готовы учиться новому (в том числе цифровым технологиям), тогда профессия архивариуса может стать отличным выбором.

Читайте Alfarabius.kz, здесь мы регулярно рассказываем об актуальных профессиях и как их обрести.